Общие сведения об управлении в сфере добровольческой деятельности. Организационная деятельность по развитию добровольчества, определяемого в современном его значении, - это новое явление в России, возникшее только с середины 90-х годов прошлого века. С этого времени по мере накопления и распространения в России знаний о добровольчестве постепенно формируются знания и опыт в сфере управления добровольческими ресурсами (Volunteer Recourses Management), в сфере формирования системного подхода к поддержке добровольческих гражданских инициатив.
Управление добровольчеством, базирующееся на современных (инновационных) технологиях, является важнейшим фактором мобилизации общественной инициативы в интересах всего общества. Организационная деятельность по привлечению добровольцев, созданию рабочих мест для их работы и координирование их усилий в процессе работы является необходимой составной частью деятельности любой организации, считающей добровольцев важным ресурсом для выполнения стоящих перед ней целей и задач.
ЧТО ТАКОЕ УПРАВЛЕНИЕ ДОБРОВОЛЬЧЕСКИМИ РЕСУРСАМИ?
Внедрение методов управления добровольческими ресурсами в практику деятельности организаций, использующих труд добровольцев, позволяет значительно повысить эффективность их работы, увеличить объёмы предоставляемых услуг, снизить их себестоимость, обеспечить наиболее полное удовлетворение потребителей услуг.
Успех работы добровольцев в организации во многом зависит от правильного планирования и управления их работой. В организациях, привлекающих к своей работе добровольцев, данную деятельность выполняет специалист (менеджер/координатор) по работе с добровольцами. Он может работать полный или не полный рабочий день, на оплачиваемой или добровольческой основе, но очень важно, чтобы в организации был такой специалист. Чтобы эффективно организовать работу с добровольцами в разных типах организаций специалисты, работающие в области управления добровольческими ресурсами, должны обладать комплексом знаний и навыков, которые будут рассмотрены далее.
Управление добровольческими ресурсами в общем виде можно охарактеризовать как процесс, содержащий набор определённых методов, инструментов, технологий и действий, направленный на эффективное руководство и координацию работы с добровольцами в организациях любых организационно-правовых форм (НПО, социальных учреждениях, бизнес-организациях, учебных учреждениях, иных организациях территориального сообщества).
КАДРОВАЯ СОСТАВЛЯЮЩАЯ СИСТЕМЫ ДОБРОВОЛЬЧЕСТВА
Кадровое обеспечение системы добровольчества включает руководителей и специалистов добровольческих центров, общественных организаций, социальных служб, профессионально владеющих методологией организации и управления добровольческими ресурсами.
Деятельность специалистов, работающих в сфере управления добровольческими ресурсами, следует рассматривать как профессию (менеджер, администратор, рекрутер, координатор, др.). При этом заметим, что специалист данной профессии может выполнять свою роль как на полной или частичной занятости, на оплачиваемой основе или в качестве добровольца.
К сфере компетенции специалистов, работающих в добровольческих центрах, к числу множества задач и вопросов, которые они должны знать, уметь решать и уметь передавать знания организациям, с которыми работает добровольческий центр, относятся следующие (список представлен в произвольном порядке):
КАК:
- Эффективно работать с добровольцами в разных типах организаций?
- Планировать добровольческую деятельность в организации?
- Вовлекать, мотивировать, стимулировать и признавать добровольцев?
- Учитывать мотивы и потребности добровольцев в организации?
- Разрабатывать эффективно действующие добровольческую программы?
- Идентифицировать потребности добровольцев?
- Создавать успешные добровольческие проекты и программы, планировать и формировать бюджет?
- Консолидировать усилия добровольцев, оплачиваемого персонала и руководящего состава организации?
- Использовать методы и стратегии управления рисками (Risk management) в организации?
- Объединить усилия добровольцев в общую организационную структуру?
- Создавать программы корпоративного добровольчества; молодёжного добровольчества, семейного и старшего поколения и управлять ими?
- Сделать, чтобы добровольцы были успешными фан-дрэйзерами для организации?
- Администрировать добровольческие программы в различного типа организациях (НПО, образовательных учреждениях, социальных государственных, др.)?
- Какие полномочия можно делегировать добровольцам?
- Осуществлять стратегическое планирование развития эффективно действующих добровольческих программ?
- Разработать политику управления добровольческими ресурсами в организации?
- Выстраивать взаимодействовать с зарубежными добровольческими центрами и организациями?
- Участвовать в международных обменных добровольческих программах?
- Строить сетевое взаимодействие и сотрудничество с другими добровольческими центрами и организациями?
- Создавать эффективные добровольческие управляющие советы (правления, общественные и консультативные советы, др.)?
- Строится работа добровольцев высшего управляющего звена?
- Строить отношения с органами государственной власти, со СМИ, с бизнесом, некоммерческим и другими секторами?
- Интегрировать добровольческую программу в организационную структуру и деятельность организации?
- Определять и дифференцировать роли оплачиваемого штата и добровольцев в организации?
Этот список можно продолжить.
Основные сферы деятельности и направления работы специалистов добровольческого центра:
- коммуникация (работа) с населением (добровольцами, потенциальными добровольцами);
- взаимодействие с организациями, использующими труд добровольцев (НКО, социальными, образовательными учреждениями, иными организациями), и органами власти;
- взаимодействие с бизнес-организациями и привлечение ресурсов;
- проведение тренингов и обучающих программ для любых типов организаций и добровольцев;
- связь с общественностью, СМИ, подготовка и проведение специальных мероприятий;
- формирование и поддержка баз данных добровольцев и организаций, использующих труд добровольцев в своей деятельности, в том числе через развитие информационных технологий.
ЗНАКОМСТВО С ОСНОВАМИ ПЛАНИРОВАНИЯ ДОБРОВОЛЬЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ, УПРАВЛЕНИЯ ДОБРОВОЛЬЧЕСКИМИ РЕСУРСАМИ, ДОБРОВОЛЬЧЕСКИМИ ПРОГРАММАМИ В ОРГАНИЗАЦИИ
Процесс вовлечения и организации работы добровольцев в НКО начинается с планирования и подготовки рабочего места для добровольца и включает следующее:
- Оценка нужд и потребностей организации в добровольческой деятельности. Оценка осуществляется путём стратегического и текущего планирования деятельности организации,
предусматривающих определение объёмов и содержания работы добровольцев в общих объёмах деятельности организации. - Формирование бюджета добровольческой программы (может включать затраты на возмещение, администрирование, другие). Оценка и формирование бюджета программы проводится на базе прогнозируемого эффекта её реализации.
- Разработка и описание добровольческой вакансии и рабочего места добровольца, что включает описание добровольческой позиции (функции, условия, место, график работы добровольца).
- Разработка проекта соглашения между добровольцем и организацией осуществляется в соответствии с действующим законодательством, с учётом политики организации по отношению к добровольцам, предусматривающей в том числе заключение соглашения (письменного или устного). В проект соглашения вносится вся основная информация из п. 3 (описание вакансии), а также положения политики, включающие условия, при которых организация и доброволец могут прекратить свои обязательства; вопросы возмещения расходов; защиты добровольцев от возможных рисков; обеспечения тренингами, проведения мониторинга, оценки, признания результатов деятельности добровольцев, получения обратной связи, др.
К основным элементам процесса управления привлечёнными добровольческими ресурсами в организации относятся (представлено без детализации):
- подбор (отбор)добровольцев;
- назначение и проведение собеседования;
- ориентация добровольца, введение в работу;
- разработка описания работы добровольца;
- заключение соглашения (письменного или устного) с позиций политики организации по отношению к добровольцам;
- решение вопроса о возможности организации возмещения расходов;
- проведение (если требуется) инструктажей, обучения (тренингов);
- сопровождение процесса работы;
- оценка, мониторинг, признание;
- получение обратной связи.
ФОРМИРОВАНИЕ ПОЛИТИКИ ПО ОТНОШЕНИЮ К ДОБРОВОЛЬЦАМ В ОРГАНИЗАЦИИ
Политика организации по отношению к добровольцам (далее - Политика организации) - специально разработанный и периодически пересматриваемый локальный нормативный документ, чётко описывающий принципы, на которых строятся отношения с добровольцами, их роль, отношения с персоналом в организации. Рассмотрим некоторые рекомендации, которые помогут сформировать политику организации по работе с добровольцами.
Политикой организации могут предусматриваться следующие положения и принципы:
- активное участие штатных сотрудников организации в планировании вовлечения добровольцев, разработке политики;
- проведение совместных действий для сотрудников и добровольцев (собрания, общественные мероприятия и т.д.), которые дают возможность лучше узнать друг друга.
- наличие предварительно подготовленных вариантов соглашений, в общих чертах описывающих работу, условия и позиции потенциального добровольца, включающих в том числе возможные привилегии для добровольцев, описание порядка прекращения деятельности добровольцами, как по собственной инициативе добровольца, так и по инициативе организации. Уточняются и согласовываются совместно с добровольцем на этапах предварительного и окончательного отбора кандидатов;
- проведение периодической (ежегодной) оценки работы организации с добровольцами, получаемой на основе анализа анкетирования сотрудников, добровольцев и администрации;
- возможности по развитию навыков, необходимых добровольцу для более успешного выполнения работы и профессионального роста. В случае необходимости обеспечение обучения;
- возможность компенсации риска, связанного с деятельностью добровольцев, а также ущерба, невольно наносимого третьим лицом в результате деятельности добровольцев;
- положение о возмещении или невозможности возмещения организацией, в случае необходимости, произведённых добровольцем расходов, связанных с деятельностью в организации;
- принципы открытости, доброжелательности, создание и поддержка духа взаимного уважения;
- обеспечение взаимного признания добровольцев и сотрудников. Признание сотрудников, эффективно работающих с добровольцами, за их позитивное отношение, стремление передать добровольцам свои знания;
- и другое.
Источник: Бодренкова Г.П. «Системное развитие добровольчества в России: от теории к практике». // Метод. пособие. М.: Российский центр развития добровольчества (Благотворительный фонд «Московский дом милосердия» 2013. 320 с. (Серия: Российская школа эффективного добровольчества»). Публикации оригиналов на сайте http://Добровольчество.РФ